違法和不良信息舉報 客服熱線:400-111-9811

項目經理如何做好會議管理?

PMP® 責任編輯:尚倩 2019-10-28
摘要:本文為大家整理的是項目經理如何做好會議管理的內容,下面是具體介紹,更多PMP ® 考試相關資訊可關注希賽網。

本期話題:項目經理如何做好會議管理?

一、嘉賓分享

01

1.png

我們先對會議走下分類,根據參會人員是否站立分為站會和非站會,甚至還有平板支撐會,為什么?讓你累、讓你受不了,就可以讓會議足夠高效!

分四步介紹,會議的目的、會議的準備、會議的召開和會議的結束

接下來講的都是坐著的普通會議。

第一步,會議的目的

開會的目的是什么,不是為了湊在一起嘮嗑,而是為了解決問題、同步信息等等。所有會議的召開都不是無緣無故的,都有一個原因,也就是會議的目的。同時,我們也要想一下,這個目的是否一定要通過開會才能達到,通過群聊、郵件是否能達到同樣的效果,如果有其他方案盡量選擇高效且有效的方式。

第二步,會議的準備

在確認了開會的目的后,然后就是要確認開會的參與人員,誰需要參與,這需要考慮到為了達到會議目的需要哪些人參與,如果只是需要知道會議結果,在會議結束后的會議紀要中抄送即可。然后就是會議議程,一般來說,是會議主持人來先說明開會的目的,到場的有那些人,然后按照會議議程逐個討論會議事項。

然后就需要和參會人員確定空閑時間(現在有些會議軟件已經能展示員工的日程安排了,就很大程度上省了詢問的時間),然后選一個大家都可以的時間定為會議時間,然后發出會議邀請。會議邀請中要明確會議議程、會議時間地點、參會人員,會議大概持續時間(可選,不過可以保證會議盡可能高效),如果在會議中有需要演示的材料也需要一并作為附件發出。

磨刀不誤砍柴工,好的開始是成功的一半。

在臨近開會前1天,對于平時經常爽約的人(比如領導)可以再確認一下時間。

然后在會議召開前半個小時提醒大家開會時間。

第三步,會議的召開

在到了開會召開時間但是人又不齊的時候,開始要開始會議,我們不能因為某幾個人缺席而耽誤大家的時間,這也是告訴晚到的人會議不會等他們,準時參會是他們需要做到的。(如果是領導或者會議重要參與者就當我這段話沒說)

在開會過程中,會議主持人需要保證大家保持在會議的目的范圍內,不要外延太多,如果外延的也是需要討論的且需要多于5分鐘時間,會議記錄人員可以作為會議的后續事項記錄下來。除此之外會議主持人要把握會議的進度。讓會議時間盡量控制在預期時間內,原因有兩點:參會人員后面可能還有其他安排,會議室后面的時間已經被其他人預訂。

第四步,會議的結束

在會議結束時,會議主持人需要針對整個會議做簡短的總結,包括確定了那些事項,還有哪些事項需要解決,待解決事項誰負責牽頭、時間節點是什么。最后發出會議紀要,即完成了整個會議過程。

公式:

1.開會+不落實=零

2.布置工作+不檢查=零

3.抓住不落實的事+追究不落實的人=落實

三星開會準則

凡是開會,必有準備

凡是會議,必有主題

凡是會議,必有紀律

凡是會議,會前必有議程

凡是會議,必有結果

凡是開會,必有訓練

凡是開會,必須守時

凡是開會,必有記錄

凡是散會,必有事后追蹤

02

2.png

這是一次沒有背景沒有案例的討論分享,涉及的范圍面和可衍生點非常廣泛,也非常普遍并值得研究探討。下面就順著我個人看見這個題目之后的思路看法和大家做一下交流:

首先,理清一下與會議相關的方面:

3.png

按照本次討論點“管理”切入來逐一闡述,我們忽略這個導圖右邊的基本說明或具體安排重點看左邊:

首先,明確你的定位,然后你才好在正確的時間采取正確的行動,作為PM,我們認為是融合了主持與會議把控,并在一定程度上可以決策(另一部分指會議有高層或兄弟部門或甲方爸爸在場,項目經理決策權弱化)

其次,管理原則個人認為需要做到四個明確

2.1目的明確——會議目的一定要在會前通知即告知,便于與會者做好相關議題考慮,做好表達意見的成熟思考,同時也是整個會議管理與控制的目標所在。明確的會議主題,可以提高會議效率避免浪費大家時間,避免會后總結發現“白忙一場”,避免形式主義。

2.2人員明確——邀請參加會議的人員需要與會議主題相關,并且注意層級,不同層級人員參會,對于會議的管理會有不同。

Ø 比方說是向下控制的會議,由于具有一定領導權利相對管理容易,可能通過鼓勵動員、幽默感、默契或組織紀律的強調就能達到目的。

Ø 向上控制會議則相對難以控制,要充分尊重和考慮上層意見,并且需要慎重控制上層領導給會議造成的脫離主題、延長時間等問題,在管控的過程中,需要注意措辭和方式方法,可能相對委婉,也需要注意引導時機。

Ø 兄弟部門或職能占重要地位的會議,一般涉及資源爭奪或分工配合問題,則需要結合公司戰略/規范/制度/領導關注度等方面找準切入點去重點強調,必要的時候需要請高級別領導旁聽助陣,必要時給與干預支持。

另外對于評審會或問題解決會,還一定要有可決策人員參加。如果會議討論的熱火朝天,然后發現沒人能夠拍板做決定,這樣大家的討論都無疾而終,不能真正解決問題并達到會議目的。

2.3議程明確——時間、發言人明確,有明確的順序和限定時間,闡明每個議題的時間分配方案。便于討論準備,即使在思維發散,頭腦風暴的時候也可以幫助收斂回來。

2.4記錄明確——一定要做會議記錄,注明會議目的和會議討論結果,對于會議明確并閉環的事項做記錄存檔。對于需要后續跟進的待辦事項明確記錄責任人和下次跟進時間/截止時間。將會議記錄整理好并分發與會人員進行確認(必要時可做工作匯報材料向未參與會議的領導做匯報)。防止會后記憶有誤,產生權責糾紛,衍生出新的問題。

第三第四,常見問題點及對應解決辦法:

3/4.1缺少時間控制——對于一般的宣講會等,發言人時間還好控制。不能控制好時間,主要見于討論會。這個時候一個明確的會議議程表就非常重要。會議主持人/控制者需要時刻關注時間問題,出言提醒大家本項內容探討截止,需要開始下一事項的討論(言語表達上因參會者而異)。

可能比較困擾大家的是上層領導不遵守會議規則不受控。這時候考驗大家相關方管理的技能就很重要了,要綜合考慮領導的性格特點來提醒,或者再找準時機在討論中繞回會議話題。我個人認為這種情況下需要做一定妥協、容許一定程度的小失控,不徹底毀滅會議就知足吧。(那種完全搞不定又不顧及會議議題的領導,不適合作為會議參與人員中的最高層級領導者一起開討論會,建議帶上更高層級領導適當壓制或者單獨匯報)

3/4.2任務劃分不明確——所有代辦事項,需要明確的要素在會議準備工作時就應該做好要素條目,比方任務要求、責任人、執行人、完成日期/階段匯報日期。做一個表格,會議上按表格逐項確定并記錄可以避免遺漏。

3/4.3偏離主題——一般也多見于討論型會議,同3/4.1的時間控制類似方法。

3/4.4沖突解決——會議沖突不可避免,尤其評審會或問題解決會。在會議中,管控者需要注意鼓勵大家積極參與討論,同時應該注意會議氛圍,必要時可以直接言語打斷,切換發言者或者話題。

在一些需要明確的事件上發生意見不一致沖突時,一個至高決策者地位凸顯,不管大家什么意見,最終按決策者意見決定為準去執行。決策者應該在該事件上有權威或者層級或者領導力。或者投票決定等方式得出結論也可以。

對于無法當場明確的問題,可以在沖突加劇前予以制止,結束討論。并客觀公正的記錄各方意見,形成書面匯報文檔通過意見方確認,向未參會的可決策層進一步請示,會議做為遺留問題做好跟進閉環時間,有明確解決方案時及時通知。(對于反復會議一點都無法解決、且再升級請示都無人能拍板的事項,放過它吧,盡量躲避或者順其自然,不要再浪費會議時間和精力了)。

會議上如果產生過分沖突一發不可收拾,說明會議控制者沒有及時制止矛盾加劇,會議是失敗甚至影響惡劣的,要避免發生(如何避免?前面說過了,讓他們都Stop! Shut up!甚至沖突雙方get out!或者大家都get out會議另選時間舉行)。

劃重點——解決沖突時,會議控制者一定要客觀、公正,避免摻雜個人傾向幫助一方“欺壓”另一方。

有人的地方就有江湖,有江湖的地方就有紛爭,整個會議管理實踐中沒有最好,只有更好!大家盡力做到相對好就是成功的。

以上這些當然說起來容易,做的合適做的好也并不容易,相信各位大神都有自己的一套神通,僅供參考,班門弄斧獻丑了。謝謝!

03

/ 我有話說 /

彭祥-上海-供應鏈SCM:

“事先準備很重要

1、會議主題? 2、會議時間? 3、會議地點? 4、與會人員 5、發言順序 6、會議記錄 7、會議使用到的設備 8、會議使用到PPT等材料工具

最重要的,主持人,不是固定大領導就是主持人,而是安排整個會議流程,把控會議主題。如果任由領導去發言,很容易把整個會議主題帶偏,影響會議效率,耽誤大家時間。所以主持人的職責,嚴格把控會議主題與會議時間。

會議記錄與會議總結也是非常重要。主要看什么會議,要是頭腦風暴的會議,那么大家發散思維,踴躍發言,這個時候會議工具就很重要;如果是主題會議那么就需要圍繞主題,拋磚引玉。

總體來說,最重要的會前的準備、會中的主持以及會后的總結。三個方面都做好,代表會議的成功。”

天津 Leo 焊材研發:

“1.要確定會議主題,2.確定相關人員,3.確定會議時間及持續時間,4.確定會議記錄人員,5.主持引導會議,避免偏離會議主題,6.及時干預沖突,避免沖突升級;5.管理好沒法達成共識的觀點,若是必須有結果的議題,可以采用投票決定,或者讓最高領導決定。6.會后及時發出會議記錄,避免以后扯皮。會議記錄里,針對各行動事項,要有負責人,及跟蹤時間。7.若有必要,確定下次會議的時間及議題。”

楊柳風-平頂山-制造業:

“會議分好多種

1.需要大家表決的,定方向,定決策的。

2.技術研討的,定解決方案的。

3.通報告知類的。

4.分解任務類的。 等等,需要根據目的,合理策劃安排。”

張昌帥-鄭州-金融科技:

“高效的會議主持:

1、沒有目的的會議是無意義的,所以要會前要明確會議目的

2、計劃 制定會議討論的范圍 并通知相關人員

3、控制會議進程 最后做出決定

4、總結所有決定記錄并記住每件事的負責任人

會議中的人際關系:

1、團結與會人員:讓有關人員發泄情緒、保持中立、讓其他成員一同參加討論、用事實說話

2、集中與會人員的注意力:時刻保持警惕、控制會議方向、檢驗理解程度、解釋并核實

3、鼓勵與會人員:保護弱者、征詢每個與會人員的意見、把建議記錄下來、構建決議。”

Kerwin-成都-政務:

“1、日常工作安排會,項目經理參與,安排好工作完成時間及負責人,會后出會議紀要即可 2、關鍵節點會議等重點會議,項目經理及邀請相關領導參與,會前先跟領導通通氣,會議上快速梳理出爭議點,借著大領導在的時候直接定下來。”

西北狼~南昌~IT:

“1、提前做好會議準備 確定會議主題; 2、會議時間; 3、會議主持人; 4、會議干系人; 5、會議地點; 6、會議期間,主持人做好會場紀律,做好會議紀要; 7、圍繞會議主題進行討論,掌握好時間; 8、會后進行總結,并發郵件給會議干系人, 9、會議問題做好后期跟進;”

總結:

1.開會+不落實=零

2.布置工作+不檢查=零

3.抓住不落實的事+追究不落實的人=落實

二、討論內容整理

【以上關于項目團隊管理的內容都來自于希賽「PM創造營」群內話題討論,由[email protected]小M妹妹? 妹妹整理,由以下小伙伴分享完成@萬旗-杭州-互聯網@楊小陽-北京/長沙-通信@walker-成都[email protected]羅修己-廈門-制造@Fiona-福州-軟件@huang—上海—通信@jane-東莞-通信@Jay.Young—上海—公共文化@Kerwin-成都-政務@liam-廣州[email protected] -張瑜@Michael-南通-重工業@Roy-濟南-智慧停車@Sara-沈陽-汽車@Shiryu-廣州-咨詢@Zen.Wu-政務教育高校@?佚名氏?-上海[email protected]上海-金融風控-產品運營-球類運動@涼意-廣州-通信@君揚-天津-互聯網@和煦風-成都-軟件@天天-北京-鐵路自動化@天津 Leo 焊材研發@小惡魔(◣_◢)-成都-電控@張振乾-鄭州[email protected]張昌帥-鄭州-金融科技@彭祥-上海-供應鏈[email protected]徐工-鎮江[email protected]明話雜言—上海—金融服務@星子-廣州-智能建筑-軌道交通@曲政-北京-大數據@楊柳風-平頂山-制造業@林騰-福州[email protected]株洲-半導體-杜蘭特@牧云-成都-互聯網產品@羊[email protected]老黑-廣州-安防與水利@蕭少白-三亞-項目管理@落塵小棒-上海-軟件@西北狼~南昌[email protected]阿穎-深圳-信息安全@零花錢-上海[email protected]風花雪越-杭州-電子】

想要加入PM創造營的小伙伴可以點擊:【PM創造營招募】

更多PM創造營文章請點擊:往期PM創造營話題討論結果匯總

溫馨提示:因考試政策、內容不斷變化與調整,本網站提供的以上信息僅供參考,如有異議,請考生以權威部門公布的內容為準!

通關方案

  • 考試輔助
  • 高效拿證
  • 2020年6月PMP®網絡直播班(清風班)

    講師:羅福星 課時:56 價格:2888元
    全面精講,覆蓋核心考點,鎖定高分助 力通關,鎖定高分助力通關。
    立即報名
  • 2020年3月PMP®網絡直播班(刀鋒班)

    講師:羅福星 課時:51 價格:2888 元
    全面精講,覆蓋核心考點,鎖定高分助 力通關,鎖定高分助力通關
    立即報名
湖北十一选五今天开奖结果